+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Схема движения внутреннего документа. Организация движения входящих документов в организации Этап исполнения путь входящих документов

Содержание

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Схема движения внутреннего документа. Организация движения входящих документов в организации Этап исполнения путь входящих документов

Полезный совет.

Документы организации делят на: организационные или правовые – инструкции, положения, правила, регламенты, стандарты; распорядительные – приказы, распоряжения; информационно-справочные – акты и протоколы, докладные и служебные записки и др.

Поэтому к каждому маршруту документа нужно подходить индивидуально и описывать его не только по ролям участников, но и по конкретным должностям. Приведем примеры остановок на маршрутах документов входящего потока из схемы 4 (таблицы 2–4 ниже). В таблице 2 вы видите маршрут заявки физического лица.

На этом маршруте одну и ту же роль регистратора исполняют два работника – секретарь и сотрудник отдела обслуживания клиентов. Они получают номера 1 и 2, в соответствии со своей очередью на маршруте документа.

Из таблиц 2–4 видно, что, несмотря на то что все три документа относятся к потоку входящих писем, в организации они проходят разные маршруты, а одни и те же роли исполняют на этих маршрутах разные работники.

Важные выводы

1. Вся система документооборота состоит из грамотно выстроенных маршрутов документов.

2. Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников процессов документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем.

3. Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков – распределение обязанностей и полномочий в организации; для внутреннего – виды внутренних документов.

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

  • Как организовать документооборот в кадровой службе

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

  • централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
  • децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В данной схеме указываются:

  1. исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
  2. маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
  3. наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
  4. характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Важно!

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Процедура организации документооборота в компании

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине.

Загрузка каналов движения должна быть пропорциональна возможностям и потребностям вспомогательно-технических подразделений.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Основные постулаты касательно документооборота

Дабы наладить процесс обращения бумаг у себя в компании, стоит все же понимать как это должно примерно выглядит. Ниже предлагается общая схема, что сможет вам помочь разобраться в тематике.

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность. Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее.

Специфическая черта корпоративного электронного архива — обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Принципы рационального документооборота организации

Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, – создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.

За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании:

Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.

Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.

Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость.

У каждого вида документа – свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения.

Документы одного типа двигаются единообразно.

Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации – однократным.

Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.

Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок.

Образец оформления графика документооборота в бухгалтерии

Этапы создания:

  • Форма графика. Определенной формы написания графика нет, для каждой организации все сугубо индивидуально. Главное – чем больше сама компания, тем подробнее и больше должен быть график.
  • Выбор способа оформления. В качестве оформления графика документооборота можно использовать текст, таблицу или схему. Для разработки графика лучше применять программу Excel. Примерный образец документа можно скачать ниже по ссылке.
  • Вписывание в график необходимых документов. Сюда входит вся документация, образующаяся во время работы организации.
  • Назначение ответственных лиц. Тех работников, которые по долгу службы составляют отчеты и отвечают за их правильное оформление, нужно назначать и ответственными за их перемещение в бухгалтерию. Причем между составителями документации и бухгалтерией не должно быть посредников, либо их должно быть очень мало – это повысит шансы документа попасть на стол к бухгалтеру вовремя.
  • Установка сроков передачи. Данный этап является наиболее важным в создании графика документооборота. В качестве сроков сдачи документов указывается либо конкретное число каждого месяца, либо несколько дней, которые прошли с момента составления документации.
  • Завершающий этап: внедрение в практику. На этом этапе нужно оповестить каждого сотрудника о том, что и в какой период времени он должен исполнять. Для этого можно использовать: дополнительные листы к графику документооборота, в которых сотрудники будут расписываться, после ознакомления с графиком; распечатанные выписки из графика, розданные каждому работнику под расписку.

Чтобы сделать работу графика более эффективной, нужно внести поправки в премирование – при нарушении сроков передачи документов, размер премии либо будет снижаться, либо будет происходить депремирование конкретного сотрудника. Мера, конечно, не из приятных, но наказание рублем всегда было самым действенным.

Какова его роль

На сегодняшний день график учета документооборота решает одновременно большое количество самых разных задач. Полный их перечень отражается в законодательных актах.

На данный момент график документооборота дает возможность:

Таким образом, благодаря верно составленному графику документооборота возможно решить большое количество самых разных задач.

Именно поэтому применение его необходимо на всех предприятиях, которые ведут коммерческую и хозяйственную деятельность.

Во избежание различного рода затруднительных ситуаций стоит заблаговременно ознакомиться со всеми нормативными документами, регламентирующими этот график.

Как упростить и ускорить документооборот организации: строим маршруты документов

Превратить бардак с документами в порядок несложно – мы научим вас этому в статье. Подскажем, как находить, описывать, упрощать и унифицировать основные маршруты документов. Вы узнаете, в каком локальном нормативном акте закрепить все маршруты, чтобы они работали.

Без этих знаний, которыми владеет далеко не каждый специалист, нельзя выстроить документооборот организации.

Шеф будет гордиться таким умным помощником.Грамотно выстроенный маршрут – тот, в котором документы не проходят лишних остановок, не петляют по дорогам и вовремя приходят на конечные станцииДокументопотоки и маршруты документов тесно связаны.

Важно понимать разницу между документопотоком и маршрутом документа, чтобы выделять маршруты внутри потоков.Какие документопотоки курсируют в организации.

В организации существует три потока документов: входящие, исходящие и внутренние.

Входящие – все документы, которые поступают в организацию. Исходящие – те, которые отправляют из организации. Внутренние – те, которые создают, а затем исполняют в организации, и они не выходят за ее пределы.

Перетекать один в другой потоки не могут: исходящий документ не превратится во внутренний, а внутренний – во входящий.

Все три потока есть в любой организации, независимо от ее размера, формы собственности и сферы деятельности.Распространенная ошибка секретарей – регистрировать заявления работников как входящие документы.

Схемы документооборота

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов. Основная задача – документирование текущей деятельности компании.

Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого

Источник: https://kor66.ru/egrp/15169-kak-pravilno-organizovat-dokumentooborot-13-osnovnykh-yetapov.html

Потоки документов в организации

Схема движения внутреннего документа. Организация движения входящих документов в организации Этап исполнения путь входящих документов

Какие потоки документов есть в организации

Кто в организации участвует в направлении документопотоков

Как можно оптимизировать документопоток

3 потока документов

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ – документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние.

Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.

Основной вид входящего документа – письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему.

Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

  • прием и первичное рассмотрение;
  • регистрация;
  • передача на рассмотрение;
  • вынесение резолюции;
  • исполнение.

Исходящие документы – это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

  • подготовка проекта документа;
  • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
  • подписание;
  • регистрация;
  • отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, – входящего.

Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

  • подготовка проекта документа;
  • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
  • подписание;
  • регистрация;
  • вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
  • исполнение.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Автор документа. Работник, который создает документ. Он может делать это как по собственной инициативе, так и исполняя задание руководства, то есть будучи исполнителем.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Описание потоков документов

Описание потоков документов – внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2016/potoki_documentov/

Схема движения внутреннего документа. Организация движения входящих документов в организации Этап исполнения путь входящих документов

Схема движения внутреннего документа. Организация движения входящих документов в организации Этап исполнения путь входящих документов

Замечания, оформленные на отдельном листе, прилагаются к проекту и возвращаются разработчику для доработки документа.

Если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то, при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись, все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в инструкции по делопроизводству или ином нормативном документе по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

Порядок движения документов в организации

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) трудового договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации. Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование).

Внимание

Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций). При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам.

Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации). Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов.

Движение входящих. исходящих и внутренних документов

Инфо

Личная карточка (форма №Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д. После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы: * подготовка проекта документа; * оформление и согласование (визирование) проекта; * подписание проекта; * регистрации документа; * отправка из организации. Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Движение документов в организации

После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии. 4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2007. №2. С. 21-25..

Рисунок 2 — Схема потока исходящих документов Таким образом, можно сделать вывод, документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Порядок движения документов в организации. понятие и этапы документооборота

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04г.
№ 1(11).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот: — ВХОДЯЩИЕ: Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы Стенюков М.В.

Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 — 188 с.. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду.

Составной часть документационного обеспечения управления является документооборот. Документооборотом принято называть движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Движение документов зависит от того, к какой категории они относятся: входящие, исходящие либо внутренние.

Если это входящие документы, то их порядок движения в организации следующий: — прием, первоначальная обработка корреспонденции; — распределение документов; — регистрация, рассмотрение руководством; — доставка документов; — исполнение документов; — распределение по делам.

Прием и первоначальную обработку принято проводить непосредственно в канцелярии, для того чтобы организовать правильно последующую работу с документами.

Схема движения исходящих документов

Прохождение исходящих документов включает в себя:

  • составление проекта документа;
  • его изготовление;
  • согласование (визирование);
  • подписание;
  • утверждение (если необходимо);
  • регистрацию;
  • экспедиционную обработку;
  • сортировку по способам отправки;
  • отправку.

Изготовление документов

Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.

Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).

На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.

Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

Экспедиционная обработка

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:

  • наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);
  • наличие печати (если она необходима);
  • наличие даты и регистрационного номера;
  • правильность адресации;
  • наличие всех страниц и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Сортировка

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

  • документы, отправляемые по почте;
  • документы, отправляемые по факсу;
  • документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

Отправка

Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией.

Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.контрольная работа , добавлен 29.06.2013Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.

Источник: https://www.yuriste.ru/shema-dvizheniya-vnutrennego-dokumenta-organizaciya-dvizheniya-vhodyashchih/

Документооборот в организации

Схема движения внутреннего документа. Организация движения входящих документов в организации Этап исполнения путь входящих документов

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

  1. Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее.

    Это исключит дублирование и утерю документов.

  2. Внедрите электронный документооборот.

    Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

    10 причин внедрить электронный документооборот>>

  3. Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением.Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
  4. Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

    Порядок регистрации документов>>

  5. Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

  6. Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

  • Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.Схема движения входящих документов внутри организации
  • Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.Схема движения исходящих документов внутри организации
  • Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-03T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://2.bp.blogspot.com/-YhJgsdEPysc/V-utoCKZPbI/AAAAAAAAD1U/rUVbrVrfI9ct0c3ituDoTevCj03mWSXIwCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25BE%25D0%25B1%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25BE%25D1%2582%2B%25D0%25B2%2B%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25B3%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B7%25D0%25B0%25D1%2586%25D0%25B8%25D0%25B8.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/10/documentooborot-v-organizacii.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Как упростить документооборот в организации? Как рассчитать объем документооборота? Схемы движения документов и советы для упрощения документооборота на docdelo.ru”,”word_count”:387,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/10/documentooborot-v-organizacii.html

Семь советов управляющей организации по созданию регламентов работы с документами

Схема движения внутреннего документа. Организация движения входящих документов в организации Этап исполнения путь входящих документов

В первой статье о документообороте мы рассказали о том, какие виды документов есть в управляющей организации, о первых шагах к построению системы работы с ними и о номенклатуре дел. Узнайте, на что обратить внимание при создании регламентов работы с разными потоками документов в УО.

Пропишите в регламенте по документообороту цель его создания

Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне. Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.

Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

  • Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
  • Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
  • Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.

Не включайте в регламент ненужные ситуации

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

1. Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

2. Как в другой организации.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

3. Частные, мелкие, незначительные.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

4. Сложные, непонятные сотрудникам.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.Как в УО создать или улучшить систему документооборота

Оформите регламент по работе с документами правильно

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

  1. В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.

  2. Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др..
  3. Указываются причина и задача создания регламента.

    В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.

  4. Непосредственно текст инструкции.

    Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части.

    Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.

  5. Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован.

Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО.

Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.Сроки ответов УО на обращения жителей домов и сторонних лиц

Включите в инструкцию все этапы работы с входящими документами

Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами. За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.

В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

1. Приём и первичная обработка писем.

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.

Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

2. Регистрация и сортировка.

Регистрируется вся входящая корреспонденция. В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.

Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации. Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.

Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.

Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

3. Рассмотрение и расписание руководителем.

Руководитель изучает содержание письма и пишет на документе резолюцию. Резолюция должна содержать указание на ответственное за исполнение лицо или подразделение, срок исполнения и необходимость контроля.

Важно: руководитель УО может разработать свою систему резолюций и указаний. Например: «В работу», «Переговорить», «В дело», «На контроль» и другие. В регламенте тогда поясняется, что в соответствии с каждой резолюцией должны предпринять ответственные сотрудники.

4. Передача на исполнение и исполнение документа.

Исполняет документ подразделение или сотрудник, которых назначил при рассмотрении письма руководитель УО в сроки, указанные им или которые следуют из текста самого письма.

Важно: в УО может быть предусмотрен порядок передачи документов на исполнение, в том числе под подпись в журнале. В таком случае ответственный за документооборот сотрудник и руководитель в любой момент смогут найти, когда и кем был принят на исполнение ВхД.

5. Передача документов на хранение.

Исполненный документ с копией ответа на него возвращаются ответственному за делопроизводство либо хранятся в отделе в специальных папках, если это предусмотрено системой документооборота в УО.

Важно: Копия ответа подшивается вместе с самим запросом, на ответе должны стоять исходящий номер и дата отправления, способ направления. Это поможет оперативно найти информацию по исполнению письма, если таковая потребуется. В журнале регистрации ВхД следует предусмотреть поля, чтобы внести в них информацию об исполнителе и дате направления ответа.

Если ответ важный, то в регламенте можно предусмотреть критерии определения важности письма и обязанность исполнителя проконтролировать, что адресат его получил, например, совершив контрольный звонок.Как УО и ТСЖ общаться с жителями МКД согласно ПП РФ № 331

Чётко пропишите этапы работы с исходящими документами

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

В регламенте обязательно должны быть установлены сроки, которые даются подразделениям на согласование документов. Это позволит направить ответ в срок или установить, кто превысил эти сроки.

Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.

Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.

При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.

Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.

Создайте свою схему движения внутренних документов

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ.

Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.

д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.

После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат. Для каждого этапа движения внутреннего документа также должны быть установлены предельные сроки.Работа с обращениями граждан в ГИС ЖКХ

Сформулируйте следствия создания регламента по документообороту

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.

Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.

Упорядочить схему движения документов внутри организации и свести к минимуму факты утери информации и неосведомлённости сотрудников по какому-либо вопросу.

Мы продолжим писать про нюансы создания и упорядочения документооборота в УО и в следующих статьях расскажем о номенклатуре дел, работе с архивом, создании шаблонов разных писем.

Источник: https://roskvartal.ru/deyatelnost-uk/9816/7-sovetov-uo-po-sozdaniyu-reglamentov-raboty-s-dokumentami

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.