+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Работа с документами содержащими коммерческую тайну образцы. Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны

Содержание

Работа с документами содержащими коммерческую тайну – Юридическая помощь для Вас

Работа с документами содержащими коммерческую тайну образцы. Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны

Рекомендации подготовленына основе положений Федеральногозакона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»,регулирующего отношения, связанные с использованием информации,составляющей коммерческую тайну, и положений других законодательныхи нормативных правовых актов.

Положения Рекомендацийнаправлены на способствование устойчивому, эффективномуфункционированию и развитию проектной организации в условияхрыночной экономики, достижению высокого уровня интеллектуальногопотенциала и конкурентоспособности за счет создания системыэффективной защиты разработанных в организации результатовпроектных и конструкторских работ, компьютерных программ и другихобъектов интеллектуальной собственности, а также иной информации,составляющей коммерческую тайну проектной организации.

Предложения, изложенные внастоящих Рекомендациях, служат также целям предотвращениянанесения экономического, финансового и иного ущерба проектнойорганизации, вызванного неправомерными или неквалифицированнымидействиями.

Рекомендациипредназначены для специалистов проектных организаций и могут бытьиспользованы другими участниками инвестиционно-строительнойдеятельности.

Рекомендации разработаныФГУП «ЦЕНТРИНВЕСТпроект».

Введение

Вусловиях деятельности проектных организаций в рыночных отношенияхособую ценность приобретают разработанные в организациинаучно-техническая документация, результаты проектных иконструкторских работ, компьютерные программы и другие объектыинтеллектуальной собственности, а также иная информация,составляющие коммерческую тайну проектной организации.

Сцелью обеспечения устойчивого, эффективного функционирования иразвития проектной организации на рынке проектной продукциинеобходимо рациональное использование указанной информации,способствующей достижению высокого уровня интеллектуальногопотенциала проектной организации и ее конкурентоспособности.

Серьезное значениеприобретают меры по защите коммерческой тайны от неправомерного ееиспользования, ограничению к ней доступа.

Вусловиях развития предпринимательства в стране, появленияконкуренции на рынке товаров и услуг, в частности, на рынкепроектной продукции, необходимости приведения российскогозаконодательства в соответствие с нормами международного правабольшое значение имеет принятый в стране Федеральныйзакон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»,регулирующий отношения, связанные с использованием информации,составляющей коммерческую тайну.

Настоящие Рекомендацииосновываются на принятом Федеральномзаконе «О коммерческой тайне», а также раскрывают отдельныеположения этого закона в привязке к специфике деятельностипроектных организаций.

ВРекомендациях даются предложения по организации работ в проектнойорганизации по охране конфиденциальности информации, составляющейкоммерческую тайну, а также предлагаются мероприятия по реализациисистемы такой охраны.

Предложения, изложенные внастоящих Рекомендациях, служат целям предотвращения нанесенияэкономического, финансового и иного ущерба проектной организации,вызванного неправомерными или неквалифицированными действиями, атакже разглашением коммерческой тайны.

Предложения носятрекомендательный характер, не являются нормативным документом иориентированы в основном на работу с документами, содержащимисведения коммерческого характера.

Вприложении 10 к настоящим Рекомендациям в порядке информацииприведен Перечень основных законодательных и нормативных правовыхактов, а также иных документов, регулирующих вопросы охраныконфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну.

1.Основные понятия

Для целей настоящихРекомендаций используются следующие основные понятия, приведенные встатье 3Федерального закона от 29.07.

2004 N 98-ФЗ «О коммерческойтайне» (полный перечень понятий приведен в указанномФедеральном законе):

коммерческаятайна— конфиденциальность информации, позволяющая ееобладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличитьдоходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение нарынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческуювыгоду;

информация,составляющая коммерческую тайну, — научно-техническая,технологическая, производственная, финансово-экономическая или инаяинформация, в том числе составляющая секреты производства(ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальнуюкоммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, ккоторой нет свободного доступа на законном основании и в отношениикоторой обладателем такой информации введен режим коммерческойтайны;

режим коммерческойтайны— правовые, организационные, технические и иныепринимаемые обладателем информации, составляющей коммерческуютайну, меры по охране ее конфиденциальности;

доступ кинформации, составляющей коммерческую тайну-ознакомление определенных лиц с информацией, составляющейкоммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законномосновании при условии сохранения конфиденциальности этойинформации;

разглашениеинформации, составляющей коммерческую тайну— действиеили бездействие, в результате которых информация, составляющаякоммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной,иной форме, в том числе с использованием технических средств)становится известной третьим лицам без согласия обладателя такойинформации либо вопреки трудовому или гражданско-правовомудоговору.

2.1.Нормативно-правовая основа

ЗаконодательствоРоссийской Федерации о коммерческой тайне состоит из Гражданскогокодекса Российской Федерации, Федеральногозакона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «Коммерческая тайна», другихфедеральных законов.

Основным законодательнымактом, регулирующим правовые отношения, связанные с защитойинформации, составляющей коммерческую тайну, является Гражданскийкодекс Российской Федерации.

В частности, статьей 139″Служебная и коммерческая тайна» установлено:

«1. Информациясоставляет служебную иликоммерческую тайнувслучае, когда информация имеет действительную или потенциальнуюкоммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к нейнет свободного доступа на законном основании и обладательинформации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Сведения,которые не могут составлять служебную иликоммерческуютайну, определяются законом и иными правовымиактами.

2. Информация,составляющая служебную иликоммерческую тайну,защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другимизаконами».

При осуществлениихозяйственной деятельности проектной организации можно условновыделить два вида деятельности: производственную и управленческую.В соответствии с этими видами деятельности образуются две группыдокументов:

а) документы,образующиеся в процессе производственной деятельности (письма,протоколы совещаний, задания на проектно-изыскательские инаучно-исследовательские работы, технические отчеты об инженерныхизысканиях, отчеты о научно-исследовательских работах,предпроектная, проектная и рабочая документация, договоры на ихвыполнение и т.д.);

б) документы,образующиеся при документировании однотипных (общих для всех)управленческих функций (документы, отражающие распорядительные,организационные и контрольные функции управления, порядок хранениядокументов, а также вопросы приватизации, акционирования,лицензирования; документы, последовательно раскрывающиепланирование, ценообразование, финансирование, кредитование,бухгалтерский учет и отчетность, налогообложение организации;документы об информационном обслуживании деятельности организации;документы по трудоустройству и работе с кадрами; документы поматериально-техническому обеспечению и т.д.).

2.1.1.Производственная деятельность

Защита коммерческойтайны при заключении договоров на проведение проектных,изыскательских и научно-исследовательских работ

Законодательноеобеспечение защиты коммерческой тайны при заключении договоров напроведении проектных, изыскательских, научно-исследовательских,опытно-конструкторских и технологических работ, регулируетсястатьями, включенными в Главы 37 и 38 Гражданскогокодекса Российской Федерации, а именно:

1) Пунктом 1 статьи 760установлено:

«Подрядчик не вправепередавать техническую документацию третьим лицам без согласиязаказчика».

При этом положениямистатьи 762 определено:

«По договору подрядана выполнение проектных и изыскательских работ заказчик обязан,если иное не предусмотрено договором:

использовать техническуюдокументацию, полученную от подрядчика, только на цели,предусмотренные договором, не передавать техническую документациютретьим лицам и не разглашать содержащиеся в ней данные безсогласия подрядчика;»;

2) В статье 727″Конфиденциальность полученной сторонами информации»определено:

«Если сторонаблагодаря исполнению своего обязательства по договору подрядаполучила от другой стороны информацию о новых решениях итехнических знаниях, в том числе не защищаемых законом, а такжесведения, которые могут рассматриваться каккоммерческаятайна(статья 139), сторона, получившая такуюинформацию, не вправе сообщать ее третьим лицам без согласия другойстороны.

Порядок и условияпользования такой информацией определяются соглашениемсторон».

Источник: https://notarius-noginsk.ru/trudovoe-pravo/rabota-s-dokumentami-soderzhashhimi-kommercheskuyu-tajnu.html

Об утверждении Инструкции о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условиях её хранения, Распоряжение Губернатора Ярославской области от 22 июня 2005 года №147-р

Работа с документами содержащими коммерческую тайну образцы. Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны

В соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 года N 98-ФЗ “О коммерческой тайне”:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условиях её хранения.

2. Первым заместителям Губернатора, вице-губернаторам, заместителям Губернатора области, руководителям структурных подразделений Администрации области и органов исполнительной власти области организовать работу с информацией, составляющей коммерческую тайну, в соответствии с настоящей Инструкцией.

3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Губернатора области Федорова А.Г.

Губернатор области А.И. Лисицын

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением

Губернатора области

от 22.06.2005 N 147-р

1. Общие положения

Инструкция о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условиях её хранения разработана в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 года N 98-ФЗ “О коммерческой тайне”.

Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими коммерческую тайну.

2. Организация работы с документами и другими материальными носителями информации, имеющими гриф “Коммерческая тайна” (“КТ”)

2.1. Организация работы с информацией, составляющей коммерческую тайну, осуществляется первыми заместителями Губернатора, вице-губернаторами, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Администрации области и органов исполнительной власти области (далее – руководители структурных подразделений).

2.2. Руководители структурных подразделений назначают лицо, ответственное за порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условия её хранения.

2.3. Документы и другие материальные носители информации, имеющие гриф “Коммерческая тайна” (далее – “КТ”), подлежат обязательной регистрации ответственным лицом.

Права на информацию и порядок пользования могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.

Отсутствие грифа “КТ” и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что обладатель информации предусмотрел возможные последствия от свободной рассылки и несет за это ответственность.

2.4. Вся поступающая корреспонденция, имеющая гриф “КТ”, принимается и вскрывается ответственным сотрудником, которому поручена работа с этой информацией.

При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

При обнаружении в корреспонденции отсутствия части информации составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю.

2.5. Все входящие и исходящие документы с грифом “КТ” подлежат регистрации и учитываются по количеству листов.

2.6. Учет документов и других материальных носителей информации с грифом “КТ” ведется в журналах или картотеках отдельно от учета другой служебной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Информация, которая не подшивается в дела, учитывается в журнале учета.

Движение документов и других материальных носителей информации с грифом “КТ” своевременно отражается в журналах или карточках.

2.7. На зарегистрированном документе или другом материальном носителе информации с грифом “КТ” должен быть проставлен штамп структурного подразделения, регистрационный номер и дата его поступления.

2.8. Копирование, а также производство выписок из документов с грифом “КТ” сотрудниками производится в соответствии с действующим законодательством.

2.9. Документы с грифом “КТ” после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы учета информации с грифом “КТ”.

3. Порядок обеспечения сохранности информации, составляющей коммерческую тайну

3.1. Вся информация, составляющая коммерческую тайну, должна храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям режима обеспечения коммерческой тайны, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.

3.2. Документы и другие материальные носители информации с грифом “КТ”, выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в тот же день. При необходимости, с разрешения руководителя структурного подразделения они могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

3.3. С документацией и другими материальными носителями информации с грифом “КТ” разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя структурного подразделения.

3.4. Документы, дела и другие материальные носители информации с грифом “КТ” могут передаваться другим сотрудникам только с разрешения руководителя структурного подразделения.

3.5. Изъятие из дел или перемещение документов с грифом “КТ” из одного дела в другое без санкции руководителя структурного подразделения запрещается.

3.6. Смена сотрудников, ответственных за порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условия её хранения, оформляется приказом руководителя структурного подразделения. При этом в произвольной форме составляется акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый руководителем структурного подразделения.

3.7. Информация, составляющая коммерческую тайну, срок хранения которой истек, уничтожается по актам в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

4. Порядок допуска к информации, составляющей коммерческую тайну

4.1. Допуск сотрудников к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется руководителями структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны обеспечить систематический контроль за допуском к этим сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения служебных обязанностей.

4.2. Допуск сотрудников к работе с информацией, имеющей гриф “КТ”, осуществляется согласно оформленному на внутренней стороне обложки дела или на отдельном листе списку за подписью руководителя структурного подразделения.

4.3. Выдача и возврат дел и других материальных носителей информации с грифом “КТ” отражаются в журнале учета и удостоверяются подписью исполнителя, ответственного за их использование.

5. Контроль за выполнением требований режима коммерческой тайны

5.1. Контроль за соблюдением режима коммерческой тайны осуществляется в целях оценки сохранности коммерческой тайны, выявления и установления причин недостатков, а также выработки предложений по их устранению.

5.2. Контроль за обеспечением режима при работе с информацией, содержащей коммерческую тайну, осуществляет руководитель структурного подразделения.

5.3. При выявлении случаев утраты документов и других материальных носителей информации или разглашения информации, составляющей коммерческую тайну, ставится в известность руководитель структурного подразделения.

Для расследования указанных случаев приказом руководителя структурного подразделения создается комиссия, которая определяет соответствие содержания утраченного документа проставленному грифу “КТ” и выявляет обстоятельства утраты (разглашения).

По результатам работы комиссии составляется акт.

6. Обязанности сотрудников, работающих с информацией, составляющей коммерческую тайну, и их ответственность за её разглашение

6.1.

Сотрудники, допущенные к информации, составляющей коммерческую тайну, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанной информации.

До получения доступа к работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, им необходимо изучить настоящее положение. Сотрудники, допущенные к информации, составляющей коммерческую тайну, должны:

– строго хранить коммерческую тайну; о ставших им известными фактах утечки информации, составляющей коммерческую тайну, а также утраты документов и других материальных носителей информации с грифом “КТ”, сообщать непосредственному руководителю;

– предъявлять для проверки по требованию руководителя структурного подразделения все числящиеся за ними документы и другие материальные носители информации с грифом “КТ”, а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения;

– знакомиться только с теми документами и другими материальными носителями информации и выполнять только те работы, к которым они допущены;

– строго соблюдать правила пользования документами и другими материальными носителями информации, имеющими гриф “КТ”, не допускать их необоснованной рассылки;

– все полученные документы и другие материальные носители информации с грифом “КТ” немедленно вносить в соответствующие журналы и картотеки учета;

– выполнять требования режима коммерческой тайны, исключающие возможность ознакомления с документами и другими материальными носителями информации с грифом “КТ” посторонних лиц, включая и своих сотрудников, не имеющих к указанным документам прямого отношения.

6.2. Сотрудникам, допущенным к информации, составляющей коммерческую тайну, запрещается использовать её в личных целях, а также осуществлять деятельность, которая может быть использована конкурентами в ущерб владельцу данной коммерческой тайны.

6.3. Ответственность за разглашение или утрату информации, составляющей коммерческую тайну, устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/473001612

Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну

Работа с документами содержащими коммерческую тайну образцы. Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.М. ГУБКИНА

Факультет экономики и управления    

Реферат по курсу «Документирование управленческой деятельности  и деловая корреспонденция» на тему: 

Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну  

Выполнила:

магистрант гр. ЭММ-11-01

Ким Евгения

   Приняла:

Доцент Калашникова С.Е.    

Москва 2011

План 

Введение 3

Понятие и сущность коммерческой тайны 4

Защита документов, содержащих коммерческую тайну 7

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения 8

Реализация режима коммерческой тайны на примере ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» 12

Заключение 17

Литература 18

Приложение 1 19

Приложение 2 20

Введение

 

     Кто владеет информацией, тот владеет миром

     Уинстон Черчилль

     В современных рыночных условиях всё большее значение приобретает защита информации, позволяющей компании поддерживать конкурентоспособность своей продукции, организовывать защиту материальных ценностей, снижать риск корпоративного захвата и т.д.

     Одним из эффективных средств защиты коммерчески значимой информации является введение в организации режима коммерческой тайны, т.е. принятие правовых, организационных, технических и иных мер по охране конфиденциальности информации.

     Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) Однако они не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

     В связи с актуальностью рассматриваемой темы целью написания данной работы является изучить организацию работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

     В соответствии с целью работы поставлены следующие задачи:

  • раскрыть понятие термина «коммерческая тайна»;
  • изучить делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну;
  • рассмотреть реализацию режима коммерческой тайны на примере конкретной организации.

Понятие и сущность коммерческой тайны

 

      Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. 

     Коммерческая тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

     К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно–техническая, технологическая, производственная, финансово–экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

     К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п.

     Информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии следующих условий:

  • Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам;
  • Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
  • Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

     Обеспечение сохранности такой информации требует соблюдения следующих условий:

  • Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
  • Обеспечение порядка их защиты;
  • Обеспечение строго контроля над допуском персонала к секретным документам;
  • Точное установление того, кто организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;
  • Разработка инструкции по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации;
  • Контроль над принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;
  • Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам;
  • Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации;
  • Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.

     Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока (Табл. 1):  

Таблица 1 – Классификация коммерческой тайны

Научно–техническая  информацияДеловая информация
-сведения  о конструкциях машин и оборудования;-сведения  о наиболее выгодных формах  использования денежных средств,  ценных бумаг, акций;
-чертежи; 
-схемы;-сведения  о размере прибыли, себестоимости  произведённой продукции;
-используемые  материалы;

-рецептуры;

-планы  развития предприятия;
-методы  и способы производства (особенно  о вновь разрабатываемых изделиях);-планы и объёмы  реализации продукции;
– анализ конкурентоспособности производимой  продукции, эффективность импорта  и экспорта, предполагаемое время  выхода на рынок;
-новые  технологии, направления модернизации  известных технологий, процессов  и оборудования;-планы  рекламной деятельности;

-списки  торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения  о взаимоотношениях с ними, их  финансовом положении, проводимых  операциях и объёмах, условиях  действующих и заключаемых контрактов;

-программное  обеспечение ПК, пароли, ключи, коды  и процедуры доступа к информации;
-структура  и методы управления, связи внутри  фирмы и вне её, распределение  обязанностей и их содержание;
-организация  системы безопасности предприятия.
-кадровый  состав и его формирование;
-сведения  из деловой переписки.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

 

     Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку к конкурентам. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

     Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

-разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

-ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

-ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

-использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

-осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

     Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.

     Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

     Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении Перечня сведений, содержащих КТ предприятия, мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

     Если сведения из Перечня переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 

     Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

     Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

     Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

     На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

     Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

     Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

     Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

     Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

     Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело или дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся эти дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ».

Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Источник: https://www.stud24.ru/records-management/poryadok-raboty-s-dokumentami-soderzhashhimi/204578-598290-page1.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.