+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

Содержание

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

График отпусков – один из важных и обязательных документов, как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемный персонал. Составляя и утверждая график отпусков на 2018 год по форме Т-7, необходимо учитывать не только приоритеты фирмы, но и пожелания работников.

В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, которые касаются данного документа. Поговорим о его важности, сроках составления и утверждения, особенностях заполнения и необходимости составления сопутствующих документов. В нижней части страницы читатель может скачать график отпусков на 2018 год в Excel и образец его заполнения.

Необходимость документа

График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании. Документ позволяет решить две важные задачи:

1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.
2. Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.

В статье 123 ТК РФ говорится о том, что графиком отпусков на каждый год определяется очередность отдыха рабочего коллектива организации. Этот документ обязателен для исполнения всеми, кто трудится у ИП или в организации.

При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.

Но если индивидуальному предпринимателю, который осуществляет свою деятельность без привлечения наемного труда и решает самостоятельно, когда ему отдыхать, нет смысла составлять ежегодный график отпусков, то с организациями ситуация сложнее. Руководству фирм с наемным персоналом необходимо найти баланс интересов без ущерба рабочим процессам. В таком случае, при наличии работников, график отпусков просто обязателен.

Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа.

Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих. К составлению этого документа нужно подходить очень ответственно, если вы не хотите неприятностей и неразберихи в рабочем коллективе.

Как составить график отпусков на 2018 год

Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.

После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.

Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска

Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск, а именно:

Закон или статья ТК РФ
ст.260 ТК РФженщины, которые готовятся уйти в отпуск по беременности и родам
ст.123 ТК РФсупруги женщин, которые находятся в «декретном» отпуске
ст.267 ТК РФнесовершеннолетние
ст. 262.1 ТК РФграждане, которые имеют ребенка-инвалида, не достигшего18 лет (в том числе – опекуны, попечители, усыновители)
ст.286 ТК РФвнешние совместители
ст. 322 ТК РФродитель (опекун), который работает в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в другую местность к месту его поступления в колледж (вуз) в возрасте до 18 лет
ст.11 закона РФ №5124-1граждане, которые имеют награду «Почетный донор России»
ст.11 закона РФ №76-ФЗжены (или мужья) военнослужащих
закон РФ от 15.05.1991 № 1244-Iчернобыльцы

Источник: https://www.yuriste.ru/primer-zapolneniya-grafika-otpuskov-na-god-kak-soglasno-zakonodatelstvu-grafik-otpuskov-oformlyayut-p/

Как составить график отпусков

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

График отпусков — обязательная составляющая документооборота любого предприятия. Оформление этого документа обязательно для любой организации, независимо от численности персонала.

Фактически, правильно составленный и утверждённый график предотвращает любые споры по поводу очерёдности ухода сотрудников в обязательные отпуска, является гарантом соблюдения Трудового Кодекса и оптимизации производственных процессов.

Что это такое

График отпусков представляет собой документально оформленный нормативный акт, регулирующий порядок ухода в отпуска сотрудников предприятия. Составление этого документа решает следующие производственные вопросы:

  1. Соблюдение правил расчёта и начисления отпускных выплат сотрудникам;
  2. Замена отпускника другим сотрудником;
  3. Контроль над своевременным предоставлением и использованием обязательных отпусков.

Кто занимается составлением

Это зависит от штата организации. Например, в небольших компаниях этим вопросом занимается кадровая служба или бухгалтерия. На крупных предприятиях с большим количеством структурных подразделений, графики отпусков составляются начальниками цехов или отделов, после чего, уже заполненные документы передаются менеджеру по персоналу.

В любом случае, график отпусков не составляется в приказной форме. Уполномоченные лица дают своим подчиненным возможность самостоятельно распределить отпуска с учётом личных пожеланий. Эти данные вносятся в график и передаются кадровикам.

Как оформляется

График отпусков составляется на унифицированном бланке формата Т-7. Это общепринятая форма, обязательная для всех организаций коммерческой и бюджетной сферы деятельности. Впрочем, закон не запрещает компаниям использовать иные формы документа, разработанные для внутреннего использования.

Бланк унифицированной формы Т-7

Основные принципы

Несмотря на то, что составляется график на бланке установленного образца, порядок ухода сотрудников в отпуска устанавливается внутренним распорядком предприятия. Вполне естественно, что установленные правила и внутренние нормативные акты не могут противоречить положениям Трудового Кодекса.

Касательно составления графика отпусков, большинство предприятий придерживается следующих правил:

  1. Назначается ответственное за составление графика лицо;
  2. Определяется период, в течение которого работники высказывают свои пожелания;
  3. Устанавливаются сроки, когда начальники подразделений передают графики ответственному лицу;
  4. Определяются сроки подачи графика руководителю компании.

Во избежание трудовых споров и разногласий, устанавливаются дополнительные условия предоставления отпусков. Например, в общеобразовательных учреждениях, большинство сотрудников отправляются отдыхать летом. Кроме этого, регулируются моменты, исключающие одновременный уход в отпуска начальника подразделения и его заместителя.

Если график отсутствует

В этом случае, виновных привлекают к административной ответственности. Наказание назначается в виде денежного штрафа:

  1. Должностным лицам и ИП — 1 000-5 000 рублей;
  2. Организациям — 30 000-50 000 рублей.

Читать так же:  Правила заполнения трудовой книжки

Правила составления графика отпусков

Рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся оформления этого документа.

Когда составляется

Жестких требований в данном вопросе закон не предусматривает, поэтому распределять отпуска можно сразу после наступления нового года. Однако законодатель устанавливает временные рамки утверждения документа: максимум за 2 недели до завершения текущего года.

С учётом этих требований, график отпусков на 2021 год должен быть составлен, утверждён руководителем и доведен до всех сотрудников предприятия не позднее 17 декабря 2020 года.

Что включают в документ

График отпусков обязательно охватывает такие моменты:

  1. Перечень сотрудников — весь персонал предприятия, работающий по трудовому договору;
  2. Продолжительность отдыха — учитывается обязательный и дополнительный отпуск, в том числе, дни, не использованные за прошлые периоды;
  3. Дата — обычно указывается день или месяц, когда сотрудник отправляется отдыхать;
  4. Деление — если отпуск берётся дробными частями, этот нюанс также отображается в графике;
  5. Включение льготников — делаются отметки сотрудников, которые обладают внеочередным правом отдыха.

Кто утверждает

Это обязанность руководителя компании. Здесь нужно учитывать, что с утверждённым графиком нужно ознакомить всех сотрудников предприятия.

Что отображается в графике

ГрафаЗаполнение
1Полное наименование цеха или отдела, где работает сотрудник
2Занимаемая должность согласно штатному расписанию
3Фамилия имя и отчество отпускника
4Табельный номер по кадровым ведомостям
5Продолжительность отдыха, исчисляемая календарными днями
6Дата ухода в отпуск
7Дата выхода на работу
8Сведения об изменении вышеуказанных дат
9Новая дата ухода/выхода
10Дополнительная информация

Образец приказа на составление графика отпусковОбразец приказа на утверждение составленного графика

Приоритетные права отдельных категорий сотрудников

Положения ТК РФ предусматривают возможность внеочередного предоставления отпусков отдельным сотрудникам предприятий. Воспользоваться этим правом могут:

  1. Жёны военнослужащих — закон допускает предоставление отпуска одновременно с супругом;
  2. Работники по совместительству;
  3. Лица, не достигшие 18-летнего возраста;
  4. Женщины, находящиеся в декрете;
  5. Мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

Продолжительность отпусков

Согласно положениям ст. 122 ТК РФ, работодатели предоставляют своим сотрудникам отпуска ежегодно. Продолжительность обязательного оплачиваемого отдыха составляет 28 календарных дней. При этом закон допускает продление времени отпуска для отдельных категорий граждан: инвалидов, ветеранов, несовершеннолетних.

Здесь нужно уточнить, что использовать отпуск можно сразу или частично. При дробном использовании, одна из частей не может быть меньше 14 суток. Разделение обязательного отпуска на части, возможно, только по обоюдному согласию руководителя и сотрудника.

Статья 122 Трудового кодекса РФ «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»

Длительность дополнительных отпусков

На дополнительные отпуска могут рассчитывать сотрудники:

  1. Задействованные на вредных и опасных для здоровья/жизни производствах;
  2. Работающие в условиях ненормированной трудовой занятости;
  3. Работающие на Крайнем Севере либо районах с аналогичными климатическими условиями.

На основании ст. 117 ТК, минимальный дополнительный отпуск для перечисленных категорий не может быть меньше 7 дней. Верхняя временная граница законом не установлена, поэтому данный аспект регулируется внутренними нормативными актами предприятия.

Читать так же:  Главные ошибки бухгалтера

Статья 117 Трудового кодекса РФ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график

Если возникает производственная необходимость, отпуск сотрудника может быть перенесён на другое время. Отметим, что такое действие возможно только с согласия работника: директор не может заставить это сделать в приказном порядке.

Если консенсус достигнут, изменения вносятся в графы документа под номерами 7-10. Добавим, что хотя унифицированная форма графика отпусков не предусматривает такого пункта, сотрудник должен ознакомиться с изменениями, и заверить своё согласие личной росписью.

Дополнять график отпусков при приёме на работу новых сотрудников, руководитель предприятий не обязан, хотя закон этого не запрещает. Отпуска для новичков обычно предоставляются после написания заявления.

Хранится график в течение срока своего действия. Например, если в документе утверждены отпуска работников на 2020 год, срок хранения истекает 1 января 2021 г.

Код отпуска в табеле учёта

Рассмотрим более подробно.

Характер отпускаБуквенная кодировкаЧисловая кодировка
ОсновнойОТ09
Дополнительный (оплачиваемый)ОД10
Без сохранения з/п на усмотрение руководителяДО16
Без сохранения з/п в силу требований законодательстваОЗ17
Дополнительный (неоплачиваемый)ДБ18
По беременности и родамР14
По уходу за ребёнкомОЖ15
Учебный (оплачиваемый)У11
Учебный (неоплачиваемый)УД13

Пример заполнения табеля учёта

Нюансы

В табеле учёта, выходные, пришедшиеся на период отпуска, всегда отмечаются литерой «В»: эти дни не учитываются при расчёте общей продолжительности отпуска.

Если сотрудник заболел, возможно, что придётся вносить исправления в заполненный табель. Это применяется в ситуациях, когда дни болезни не добавляются к текущему отдыху, а переносятся на другой период.

Источник: https://zakonoved.su/grafik-otpuskov-kak-sostavit.html

10 ошибок при составлении графика отпусков

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

График отпусков должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке. Это требование ст. 123 ТК РФ. График отпусков может отсутствовать только у работодателей, которые относятся к микропредприятиям, если они отказались от принятия локальных актов и заключают трудовые договоры с работниками по типовой форме в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ.

Отсутствие графика отпусков или его неправильное ведение (то есть наличие нижеперечисленных ошибок) является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях данное нарушение наказывается штрафом:

• для должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

• для организаций — в размере от 30 000 до 50 000 руб.

ОШИБКА 2

В график включены лишние работники

График отпусков устанавливает очередность ухода работников в отпуск за второй и последующие годы работы[1]. Если работник недавно принят и еще не использовал отпуск за первый рабочий год, его не нужно включать в график.

Такой работник имеет право (но не обязан) уйти в отпуск по истечении шести месяцев работы у данного работодателя по заявлению.

Жесткая фиксация начала отпуска за первый рабочий год в графике отпусков не совсем отвечает нормам законодательства.

Не имеет смысла включать в график работников, которые по объективным причинам не воспользуются ежегодным отпуском в следующем календарном году.

Например, нецелесообразно планировать отдых работникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком и не планируют выходить на работу в ближайший год.

Не воспользуются отпуском за второй рабочий год и те, с кем заключены срочные (до одного года) трудовые договоры.

Если вы включили таких работников в график:

• вы будете обязаны отправить их в отпуск, потому что утвержденный график станет обязательным как для работника, так и для работодателя;

• либо инспектор ГИТ посчитает, что график составлен формально, а организация не собиралась ему следовать.

Остальных работников обязательно включаем в график отпусков.

Не забываем:

• про льготников, имеющих право уйти в отпуск в удобное время;

• внешних и внутренних совместителей;

• руководителя организации (генерального директора).

ОШИБКА 3

В графике запланированы не все отпуска

В графике отпусков мы планируем не только основной отпуск работника, но и дополнительные отпуска, если они есть. Кроме того, практически в каждой организации есть отпуска, не использованные работниками за прошлые рабочие годы. Их тоже нужно запланировать в графике, чтобы не было нарушений срока (за каждый рабочий год отпуск должен быть предоставлен в этом же рабочем году).

В график отпусков не включают:

• дополнительные отпуска в связи с обучением (учебные);

• отпуска по уходу за ребенком;

• отпуска по беременности и родам;

• отпуска без сохранения заработной платы.

ОШИБКА 4

Запланирована неправильная продолжительность отпуска

По закону продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней. Но есть категории работников, которым полагается удлиненный основной отпуск.

Кроме педагогов и госслужащих, удлиненный основной отпуск нужно предоставить несовершеннолетним (31 календарный день) и инвалидам (30 календарных дней).

Сверить продолжительность основного отпуска для различных категорий работников можно в таблице 1.

Статья 120 ТК РФ предусматривает, что основной и дополнительные отпуска предоставляются вместе, суммируются. Поэтому в графике к количеству дней основного отпуска обязательно добавляем дни дополнительного.

Продолжительность дополнительного отпуска легко определить, если он предоставляется за работу в режиме ненормированного рабочего дня, стаж работы или выслугу лет.

Совсем другая ситуация с отпуском за работу во вредных или опасных условиях труда.

Он предоставляется работнику только за фактически отработанное в таких условиях время, поэтому не всегда можно точно спланировать, сколько дней дополнительного отпуска «заработает» работник на момент предоставления основного отпуска.

В этом случае можно указать в графике предварительно рассчитанное количество дней дополнительного отпуска, а в графе «Примечания» сделать оговорку о возможном изменении количества дней в зависимости от фактически отработанного времени.

А. Н. Славинская, специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Источник: https://www.profiz.ru/kr/11_2019/10_oshibok_go/

График отпусков образец заполнения 2018-2019

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

До 15 декабря 2016 года для 2017 года.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).
Графа таблицыОписание заполнения
Графа 1 Структурное подразделениеНаименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписаниюНаименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчествоСведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номерУказывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных днейУказывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированнаяДата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем , работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др. )

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10).

При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков — это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной, утвержденной государством стандартной форме № Т-7 “График отпусков”, которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7.

Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием.

В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Полный подробный расчет отпускных.

См. также: Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск

Источник: https://ipipip.ru/grafik-otpuskov/

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

Пример заполнения графика отпусков на год. Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

Внимание! Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять  ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Обязательно составлять график или нет

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

Внимание! После составления графика необходимо ознакомить с ним всех сотрудников. Для этого можно применять лист ознакомления.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

  • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
  • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
  • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
  • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
  • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
    • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
    • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

  • При нахождении на отдыхе работник заболел;
  • У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

  • Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
  • Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
  • Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

  • Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
  • Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
  • Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
  • В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Как составить приказ руководителя о внесении изменений в график отпусков

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/grafik-otpuskov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.