+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кадровая информация предприятие отчет организации. Анализ деятельности отдела кадров предприятия, его структуры и основной документации по учёту персонала

Содержание

Анализ работы отдела кадров

Кадровая информация предприятие отчет организации. Анализ деятельности отдела кадров предприятия, его структуры и основной документации по учёту персонала

Современный мир требует, чтобы решения принимались не по велению сердца, а на основе анализа. Управлять компанией и ее отделами нужно вдумчиво и основываясь на цифрах и фактах. Как провести анализ работы кадров? Какие показатели отследить? Читаем в этой статье.

Анализ работы отдела кадров. Цели и задачи отдела

Каждый отчет должен начинается с вводных данных, чтобы было от чего отталкиваться при дальнейшем анализе. Поэтому для начала описываем структуру отдела, кому подчиняется, на основании какого документа действует и главное – определяем задачи отдела:

  • Комплектование кадрового состава,
  • Обучение персонала,
  • Кадровый резерв,
  • Текучесть кадров,
  • Документооборот
  • И другие задачи, которые можно определить исходя из здравого смысла и направления деятельности компании. Просто подумайте – какие функции исполняет отдел кадров, для чего он вообще нужен?

Исходя из задач, можно прописать цели или использовать те, которые вы продумывали ранее (сколько человек планировалось принять на работу, сколько сотрудников обучить, автоматизировать документооборот и пр.).

Анализ работы отдела кадров. Форма и структура анализа

Анализ работы отдела кадров, в первую очередь, должен быть полезным – таким, чтобы на его основе можно было сделать выводы и принять стратегические решения. Как этого добиться?

  • В анализе должны быть рассмотрены важные, ключевые для бизнеса показатели – те, которые влияют на прибыль компании (прямо или косвенно). Например, выработка часов сотрудников отдела, увеличение продуктивности, контроль за обучением на производстве, статистика по отпускам и больничным (ведь за все это платит работодатель).
  • Продумайте структуру и логику анализа. Начать можно со сводных графиков, а потом перейти к каждому показателю отдельно – чтобы выяснить причину снижения или роста.
  • Язык отчета должен быть простым, а сами тексты доказательными. Оперируйте только фактами и цифрами. Ваши догадки и интуитивные предположения никому неинтересны.
  • Используйте визуальные возможности – картинки, графики и диаграммы. Графическую информацию любой человек воспринимает в тысячи раз быстрее. Такой отчет легко и просто «читать», а важная информация всегда на виду.
  • У анализа обязательно должны быть выводы, гипотезы и шаги для развития. Иначе зачем он тогда вообще нужен? Важно понять, какова ситуация сейчас и как ее можно улучшить в будущем.

Анализ работы отдела кадров. Сложности и проблемы

Анализ работы отдела кадров – сложный процесс. Какие трудности могут возникнуть?

  • Сотрудников много, а значит, данных еще больше.
  • Все данные содержатся в разных источниках (1С, системы учета, CRM, бухгалтерские документы). Для подготовки анализа все эти данные необходимо собрать.
  • Данные в сводный отчет копируются вручную (!). Эта рутинная и механическая работа занимает много времени, а сам анализ превращается в проблему.

_____________

Что такое Tableau?
Подробнее>>

_____________

На этом этапе важно автоматизировать сбор информации и по возможности само построение отчета (графиков, диаграмм и т.п.). Какие инструменты можно использовать?

  • Excel – простой и популярный инструмент, но – многие данные приходится вводить вручную.
  • Аналитические решения – отличный вариант: практически полная автоматизация, сами собирают данные, красивые визуализации. Но – необходим бюджет и время на внедрение, а также специалисты по аналитике и разработке.
  • Легкие отчетно-аналитические решения типа Tableau.

Анализ работы отдела кадров. Отчеты с Tableau

Почему такие решения называют легкими?

  • Их легко скачать и установить к себе на компьютер или ноутбук (как любую другую программу)
  • Легко изучить и освоить основы работы с программой. Она специально создана для специалистов, которые не обладают знаниями IT или аналитики.
  • В итоге получаются понятные отчеты с красивыми графиками и диаграммами.

Компании, которые уже используют Tableau, говорят, что если раньше на создание отчета тратилось до 8 часов, то сейчас на такой же отчет уходит до 20 минут (потому что форма отчета уже создана, остается только загрузить нужные данные или делать это регулярно и автоматически).

Задайте нам вопрос. Или закажите консультацию по Skype или в офисе (работаем со всеми регионами России!)

Мы знаем про Tableau все!

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>

Источник: https://analytikaplus.ru/analiz-raboty-otdela-kadrov/

Задачи кадровой службы

Кадровая информация предприятие отчет организации. Анализ деятельности отдела кадров предприятия, его структуры и основной документации по учёту персонала

* организация кадровой работы
* структура, состав
задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Задачи кадровой работы на предприятии

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:- прием работников на предприятие;- учет работников;- увольнение работников;-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т.

п.).Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;-расстановка работников предприятия;-перемещение работников предприятия;-становление в должности и адаптация работников.

Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:-изучение работников;-оценка работы работников;-аналитическая работа;-подготовка отчетов.

Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);- работа с письменными обращениями работников предприятия;- архивная и справочная работа.

Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:- документирование деятельности работников предприятия;- кадровая работа в подразделениях предприятия;- планирование кадровой работы;- руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:- размеры организации;- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);- стратегические цели организации;- стадия развития организации;- численность персонала;- приоритетные задачи работы с персоналом.

Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации.   Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.

   К главным задачам системы управления персоналом относят:

обеспечение организации квалифицированными кадрами;
создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников;
совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности.
формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;
совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников;
участие в разработке организационной стратегии .

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

• эффективность подбора и расстановки сотрудников;• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

• быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.   Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.   Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов

Кадровая политика

   Под кадровой политикой обычно понимают систему теоретических взглядов, идей, требований, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом, ее формы и методы.

Она определяет генеральное направление и основы работы с кадрами, общие и специфические требования к ним и разрабатывается собственниками организации, высшим руководством, кадровыми службами.
   Основной целью кадровой политики является своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и в необходимой численности.

Другими ее целями можно считать:

1) Обеспечение условий реализации предусмотренных трудовым законодательством прав и обязанностей граждан;2) Рациональное использование кадрового потенциала;

3) Формирование и поддержание эффективной работы трудовых коллективов.

   Основными разновидностями кадровой политики считаются политика подбора кадров, политика обучения, политика оплаты труда, политика формирования кадровых процедур, политика социальных отношений.В крупных компаниях кадровая политика обычно официально декларируется и подробно фиксируется в общих корпоративных документах: меморандумах, инструкциях, регламентирующих важнейшие аспекты управления человеческими ресурсами. В небольших фирмах она, как правило, специально не разрабатывается, а существует как система неофициальных установок владельцев.   Считается, что письменное оформление кадровой политики позволяет четко и наглядно отразить взгляды администрации, убедить персонал в ее доброй воле; улучшить взаимодействие подразделений; внести единообразие и последовательность в процесс принятия кадровых решений; информировать персонал о правилах внутренних взаимоотношений; улучшить морально-психологический климат и прочее.   Кадровая политика должна опираться на такие принципы, как справедливость, последовательность, соблюдение трудового законодательства, равенство и отсутствие дискриминации. Иногда, правда, она имеет дискриминационный характер по возрастному, национальному, половому и т.п. признаку, т.е. противоречит действующему трудовому законодательству. Ситуация в этом вопросе остается неблагоприятной.Однако работодателям, ориентирующимся на сиюминутные выгоды, следует помнить, что в перспективе такая политика ущербна, поскольку ухудшает имидж организации, существенно снижает возможности выбора кадров, стимулирует их отток, может привести к ненужным судебным и иным разбирательствам. Не случайно западные фирмы стараются избегать нарушений в этой области.   В основе формирования кадровой политики лежит анализ структуры персонала, эффективности использования рабочего времени, прогнозы развития производства и занятости. Иногда эта работа проводится с помощью специальных консалтинговых организаций, и хотя оплата их услуг весьма высока, отдача, как показывают исследования, в два десятка раз перекрывает затраты.

   Кадровая политика организации определяется рядом факторов, которые можно разделить на внутренние и внешние.

   К внешним относятся национальное трудовое законодательство; взаимоотношения с профсоюзом; состояние экономической конъюнктуры; перспективы развития рынка труда.Внутренними факторами являются структура и цели организации; территориальное размещение; применяемые технологии; господствующая культура; сложившиеся отношения и морально-психологический климат в коллективе.Кадровая политика основывается на кадровой концепции организации, являющейся наряду с производственной, финансово-экономической, научно-технической, маркетинговой политикой элементом общей концепции ее развития.

   Главными направлениями кадровой политики могут быть:

определение основных требований к персоналу в свете прогноза внутренней и внешней ситуации, перспектив развития организации;
формирование новых кадровых структур и разработка процедур механизмов управления персоналом; формулирование концепции оплаты труда, материального и морального стимулирования работников в свете намеченной стратегии бизнеса;
выбор путей привлечения, использования, сохранения и высвобождения кадров, помощи в трудоустройстве при массовых увольнениях;
развитие социальных отношений;
определение путей развития кадров, обучения, переобучения, повышения их квалификации или массовой переподготовки в связи с переходом к новым технологиям, продвижения, омоложения, стимулирования досрочного выхода на пенсию лиц, не соответствующих изменившимся требованиям и не способных освоить новые направления и методы работы;
улучшение морально-психологического климата в коллективе, привлечение рядовых работников к участию в управлении организацией и т.п.

Механизм реализации кадровой политики представляет собой систему планов, норм и нормативов, организационных, административных, социальных, экономических и иных мероприятий, нацеленных на решение кадровых проблем и удовлетворение потребностей организации в персонале.

Кадровое планирование и его принципы

Планирование можно рассматривать в двух аспектах. В широком смысле — это деятельность по выработке политики и стратегии организации и способов их реализации; в узком — по составлению официальных документов — планов.

В рамках кадрового планирования, являющегося элементом обшей системы планирования организации, решаются задачи обеспечения ее рабочей силой необходимой численности и качества, эффективного использования последней, совершенствования социальных отношений.

Специфика кадрового планирования состоит в наличии двух подходов:- самостоятельного для организаций, продуктом деятельности которых является персонал, – подчиненного производственным, финансовым, коммерческим и иным планам — для остальных.

Таким образом, планирование персонала является в большинстве случаев вторичным, производным по отношению к общей системе внутрифирменного планирования, и планы по персоналу дополняют и конкретизируют иные виды планов и программ.

С помощью кадрового планирования можно определить, например:

• сколько работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы;• какие требования предъявляются к тем или иным категориям работников (профессионально-квалификационные модели должностей);• каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал;• как использовать персонал в соответствии с его потенциалом;• как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию людей;• как обеспечить справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы;

• каких затрат потребуют проводимые мероприятия.

   Процесс планирования персонала, как и планирования вообще, базируется на ряде принципов, т.е. правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления. Основным из них сегодня считается участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. При составлении социальных планов этот принцип является безусловным, в остальных случаях его применение желательно.
   Другим принципом планирования персонала считается его непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении. В соответствии с этим принципом планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Принцип непрерывности требует, чтобы все планы разрабатывались с учетом перспектив, а также того, что они послужат основой составления планов в будущем, а очередные планы базировались на предшествующих, учитывали результаты их выполнения, т.е. соблюдалась определенная преемственность.
   Непрерывность планирования позволяет реализовать такой его принцип, как гибкость, подразумевающий возможность постоянного внесения коррективов в ранее принятые кадровые решения или их пересмотра в любой момент в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые подушки, дающие при необходимости свободу маневра в определенных пределах.
   Единство и взаимосвязь деятельности отдельных частей организации требует соблюдения в планировании такого принципа, как согласование планов по персоналу в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали» — между подразделениями одного уровня, а интеграция — «по вертикали», между выше- и нижестоящими.
   Важным принципом планирования является экономичность, суть которой состоит в том, чтобы затраты на составление плана были меньше эффекта, приносимого его выполнением.
   Наконец, одним из принципов планирования является создание необходимых условий для выполнения плана.   Перечисленные выше принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления, в то же время на каждом уровне могут применяться и свои специфические принципы.Например, при планировании в подразделении важную роль играет принцип узкого места, говорящий, что общую результативность будет определять работник, обладающий самой низкой производительностью. В то же время на уровне организации этот принцип обычно не применяется.

   Планирование персонала должно обеспечивать максимальное раскрытие способностей работников и их мотивацию, учет экономических и социальных последствий принимаемых в фирме решений. Поскольку сегодня персонал является решающим фактором деятельности любой организации, об эффективности его планирования свидетельствует степень достижения организационных целей.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/zadachi.html

Анализ особенностей работы кадровой службы (стр. 1 из 10)

Кадровая информация предприятие отчет организации. Анализ деятельности отдела кадров предприятия, его структуры и основной документации по учёту персонала

ВВЕДЕНИЕ.. 3

Глава 1. место кадровой службы в системе управления

1.1. Основы деятельности кадровой службы.. 7

1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы.. 10

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу

2.2. Ведение трудовых книжек. 16

2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки. 17

2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку. 19

2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку. 20

2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении. 21

2.2.5. Дубликат трудовой книжки. 21

2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение. 23

2.2.7. Учет бланков трудовых книжек. 24

2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе. 25

2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров. 26

2.3.2. Формирование личных дел. 27

2.3.3. Хранение дел. 30

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ.. 31

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 45

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ… 47

Приложение 1. 48

Приложение 2. 49

Приложение 3. 50

Приложение 4. 54

Введение

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности.

К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками.

Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом.

Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области.

Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

· ознакомление с организационной структурой отдела кадров;

· изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;

· выявление основных направлений работы кадровой службы;

· изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;

· исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база.

Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю.[1], Кузнецовой Т.В.
[2], Кирсановой М.В.[3] и других.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохождении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

Глава 1. место кадровой службы в системе управления

Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• документирование трудовых отношений;

• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

• формирование стабильно работающего трудового коллектива;

• создание кадрового резерва;

• организация системы учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений – неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе.

Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы.

Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений.

Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

1.1. Основы деятельности кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Источник: https://mirznanii.com/a/166990/analiz-osobennostey-raboty-kadrovoy-sluzhby

Кадровый учет персонала

Кадровая информация предприятие отчет организации. Анализ деятельности отдела кадров предприятия, его структуры и основной документации по учёту персонала

Кадровый учет персонала: ведение и основные ошибки

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Как вести кадровый учет персонала
  • Какие ошибки допускают при ведении кадрового учета персонала
  • Стоит ли отдать кадровый учет персонала на аутсорсинг

Организовать учет кадров в организации несложно. Тем не менее эта задача требует кропотливости. Чтобы решить ее, необходимо запустить кадровые процессы в определенной последовательности и при этом соблюсти требования действующего законодательства. Сегодня мы расскажем о том, что такое кадровый учет персонала и как правильно его вести.

Основы ведения кадрового учета персонала

Основной нормативный акт, регламентирующий отношения между работодателями и наемными рабочими – Трудовой кодекс РФ. В настоящее время организации имеют право на самостоятельную разработку всех необходимых форм и образцов документов.

Любая фирма обязана иметь учредительную документацию, которая берется за основу при разработке всех остальных внутренних нормативов и форм, в том числе и для кадрового учета персонала.

Законодательно установлена обязанность работодателей разрабатывать и утверждать следующие акты: связанные с заработной платой (трудовое соглашение, табель для учета рабочего времени) и по организации рабочего процесса (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Также должны быть разработаны требования трудовой дисциплины на предприятии, штатное расписание и ежегодный график отпусков.

Есть две группы документов в кадровом учете персонала:

  • документы по личному составу (личные карточки, приказы о трудоустройстве и увольнении, приказы о премировании и взыскании, об отпусках, командировках и др.);
  • документы по управлению персоналом (требования трудовой дисциплины, положения о подразделениях, отчетность по размеру штата, составу сотрудников).

Также в кадровом отделе создается архив заявлений работников, объяснительных и докладных, на основании которых издавались те или иные приказы. Обязательно в рамках кадрового учета персонала нужно заполнять ведомости и документы, связанные с финансами и заработной платой (к примеру, расчетный лист, форма которого утверждается директором).

Определенные обстоятельства требуют наличия в кадровом отделе дополнительных бумаг:

  • коллективного договора, если от персонала или работодателя поступило предложение его заключить;
  • должностных инструкций (при отсутствии полного перечня обязанностей в трудовом соглашении);
  • положения о зарплате и назначении премий (если изменились условия расчета и выдачи зарплаты, и они не оговорены в договоре или штатном расписании);
  • другие положения, например о прохождении персоналом аттестации.

Деятельность каждой организации специфична, а потому перечень документов и актов для кадрового учета персонала определяется конкретно в каждом случае и утверждается приказом.

В рамках кадрового документооборота специалисты выполняют следующую работу:

  • оформляют личные дела и карточки;
  • ведут книги или журналы для учета бумаг;
  • создают кадровые дела и номенклатуры дел;
  • работают над факультативной документацией (наличия которой не требует закон).

Заводить личную карточку по форме Т-2 и личное дело необходимо на каждого трудоустраиваемого работника. В отдельной папке нужно хранить копии его документов, распечатку приказа о трудоустройстве, копию трудового соглашения и опись бумаг.

Кадровый учет персонала требует ведения следующих книг и журналов:

  • книги регистрации трудовых книжек, учета бланков и вкладышей к ним;
  • журнал для командировочных удостоверений;
  • журналы для учета приказов и трудовых соглашений (его наличие не является обязательным, хотя лучше все же иметь такой журнал).

Страницы в книгах и журналах кадрового учета персонала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Приказы и другие бумаги кадрового делопроизводства должны храниться в отдельных папках или делах.

Обязательные составляющие кадровых дел:

  • приказы по личному составу (о переводах сотрудников, о премировании, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
  • приказы по личному составу (о взыскании, тарифном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
  • внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции, учет рабочего времени).

Допускается выделение в отдельные дела важной деловой переписки. Удобно также формирование дел для штатного расписания, графиков отпусков или дежурств. Оформленные дела нумеруются в соответствии с принятым в делопроизводстве порядком.

Завершается формирование кадрового учета разработкой факультативных актов, к которым относятся должностные инструкции, положения о персонале и др.

«Оформление сотрудника на работу: документы и подводные камни» Подробнее

Фирма должна обеспечить соответствие сведений о документации, относящейся к учету кадров, учредительным документам. Во избежание ошибок в кадровом делопроизводстве необходимо регулярно проводить проверку взаимосвязанных документов.

Организация кадрового учета персонала с соблюдением всех требований обеспечивает полное совпадение сведений в приказах и других внутренних актах с данными в трудовых соглашениях и штатном расписании.

Работа с трудовыми книжками требует ответственного подхода и концентрации внимания. Сотруднику, ведущему кадровый учет, необходимо в совершенстве знать, как заполнять, вести и хранить эти документы. Кроме того, крайне желательна автоматизация учета персонала на предприятии.

Хранение трудовых книжек всех работников (трудоустроенных на данный момент времени) осуществляется в отделе кадров. Отметки в трудовых книжках нужно делать без ошибок, иначе работнику могут неправильно рассчитать пенсионное пособие, так как стаж работы в компании, где сделали некорректную запись, не будет учтен.

Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?

У любой организации в случае внеплановой проверки в первую очередь запрашивают документы кадрового учета персонала и смотрят, соблюдается ли трудовое законодательство. Если учет кадров на предприятии организован неправильно, то сумма зарплаты сотрудников и налоговых взносов, уплачиваемых в госбюджет, получается искаженной.

Основные ошибки ведения кадрового учета персонала

Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.

1. Ошибки ведения личных дел

Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:

  • вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
  • не соблюдают порядок бумаг;
  • вовсе не заводят личные дела;
  • не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
  • заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
  • вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
  • нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.

2. Ошибки при составлении трудового соглашения

Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:

  • оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
  • пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
  • отсутствие подписей в трудовом соглашении;
  • невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
  • отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
  • невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
  • не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.


3. Ошибки в записях в трудовых книжках

В большинстве случаев ошибки этой категории заключаются в неверном оформлении записей в трудовых книжках. К ним относятся:

  • пренебрежение оформлением расписки о получении трудовой книжки от работника;
  • отсутствие назначенного приказом лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки, а также за их учет, выдачу и хранение;
  • невнесение в раздел сведений о сотруднике данных о повышении им уровня образования;
  • неправильная нумерация записей (не по порядку);
  • внесение не всех записей в трудовую (в том числе о переводах);
  • отказ оформлять трудовые книжки работникам, являющимся студентами (параллельно получающим образование);
  • выдача дубликата без пометки «дубликат»;
  • неправильное оформление исправлений в разделе сведений о работе;
  • неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или ее отсутствие);
  • оформление вкладыша без заполнения раздела данных о сотруднике;
  • отсутствие подписи сотрудника в разделе сведений о сотруднике;
  • отсутствие в разделе сведений о работе полного наименования организации;
  • отправка трудовой уволенному работнику почтой без его заявления с такой просьбой в письменном виде.

Перечисленные ошибки серьезны, любая из них может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и для руководства компании.

Поэтому кадровым учетом персонала должны заниматься грамотные, высококвалифицированные специалисты, знающие требования действующего законодательства и органов контроля.

Можно также отдавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, но только проверенным организациям.

Стоит ли отдавать кадровый учет персонала на аутсорсинг

У аутсорсинга есть как плюсы, так и минусы. Их обязательно нужно изучить и только после оценки всех рисков решать, стоит ли доверять учет кадров сторонней компании.

ПреимуществаНедостатки, риски и способы их избежать
Отсутствие необходимости организовывать отдел кадров и, как следствие, экономия средств. Кадровый учет персонала ведется удаленно, а потому не нужно оборудовать рабочее место, отправлять работника на курсы повышения квалификации. Налоговая нагрузка на фирму уменьшается.Чтобы аутсорсинг действительно позволил сэкономить, нужно сначала провести четкий финансовый анализ. Передача слишком большого функционала аутсорсинговым фирмам убыточна.
Возможность сохранения нужного статуса юридического лица (например, предприятия малого бизнеса при большом размере штата).Отсутствие гарантий конфиденциальности информации. Во избежание утечек информации нужно:·         подбирать аутсорсеров с безупречной репутацией;·         грамотно составлять договор, указывая в нем ответственность за разглашение конфиденциальных сведений.
Организация не испытывает на себе влияние человеческих факторов – ей не страшен уход сотрудника на больничный, в декретный или очередной отпуск. Аутсорсинговые фирмы имеют в штате достаточно специалистов, чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание своих клиентов.Некоторые организационные процессы замедляются, отсутствует гибкость в решении задач.
Предприятие обслуживают высококвалифицированные кадровики.Компания рискует заключить договор с ненадежным аутсорсером.
Необходимо оплачивать только выполненную работу – в договоре прописывается размер вознаграждения за конкретные задачи.При необходимости расширения спектра услуг сделать это оперативно невозможно (потребуется заключать новое соглашение).

Примерно 70 % времени предприятия тратят на решение задач, которые не приносят дохода, – документооборот, сдачу налоговой отчетности, взаимодействие с госорганами, ведение бухучета. Если делегировать эти задачи специалистам-аутсорсерам, то можно освободить время для проработки идей развития компании, рационализации деятельности и увеличения прибыли.

Цены на услуги аутсорсинговых организаций зависят от их специализации и объема работ. Но в любом случае аутсорсинг выгодней, чем создание собственных подразделений и наем специалистов. К тому же он позволяет сэкономить время и ресурсы, поскольку предполагает использование уже готовых решений и структур, а не создание их с нуля.

«Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?» Подробнее

Кадровый аутсорсинг – это передача кадрового учета и управления персоналом сторонней организации.

Как правило, аутсорсеры выполняют следующие функции:

  • ищут, подбирают специалистов и организуют их обучение;
  • заключают и расторгают трудовые соглашения с работниками;
  • разрабатывают нормы внутрикорпоративной культуры, систему мотивации персонала и стратегии его развития;
  • занимаются кадровым документооборотом, ведут архив;
  • управляют выдачей зарплаты и премиальных;
  • консультируют клиентов.

При необходимости возможно расширение этого перечня услуг.

Важно! Пользоваться услугами сторонних организаций для ведения кадрового учета персонала могут как крупные, так и средние, и малые предприятия. Однако наибольшую выгоду аутсорсинг приносит небольшим компаниям. При штате не более 20 человек занятость специалиста по кадрам будет составлять всего 80 %, так же как и юриста.

Источник: https://kbdp.ru/news/kadrovyy-uchet-personala/

Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации

Кадровая информация предприятие отчет организации. Анализ деятельности отдела кадров предприятия, его структуры и основной документации по учёту персонала

ПредприятиеЗАО «Ланта-тур вояж» было создано пораспоряжению его главы в 1998 г. Учредительнымдокументом предприятия является Устав.

Предприятиерасполагает обособленным имуществом,самостоятельным балансом, расчетным ииными счетами в учредительных банках,бланками, печатью с собственнымнаименованием, товарным знаком ифирменным наименованием.

Предприятиезаняло нишу в туристическом бизнесе,оказывает туристическиеуслугинаселению, такие как: бронированиеномеров в отелях, организация туров,бронирование билетов на авиаперелетыи т.д.

ЗАО«Ланта-турвояж»имеет несколько офисов в г. Москва.Возможен заказ услуг посредствомвеб-сайта. Предприятие имеетпредставительства в таки городах, как Уфа, Новосибирск, Краснодар, Брянск,Курск, Липецк и т.д. Кроме того, онорасполагаетрегиональными уполномоченнымиагентствами.На рис. 1 изображена организационнаяструктура туристической фирмы ЗАО«Ланта-тур вояж»

Рис.1. Организационнаяструктура туристической фирмы ЗАО«Ланта-тур вояж»

2.2. Кадровый документооборот в организации зао «Ланта-тур вояж»

Спомощью документов Общего отделаосуществляется обеспечение управленияв ЗАО «Ланта-тур вояж».

Рациональностьявляется элементом осуществления работс документами в ЗАО «Ланта-тур вояж» иопределяется скоростью исполнения иперемещения документов и уровнемобеспечения руководителей предприятиядокументационной информацией.

Нужносказать, что в основном правильнаяорганизация работы с документами зависитот четкого разделения функций и исходящихиз них обязанностей работниковпредприятия. Когда работник точноосведомлен о своих обязанностях, то этоспособствует повышению его ответственностии в это же времяделает невозможнымповторение операцийпри работе сдокументами.

Таблица7

Документооборот зао «Ланта-тур вояж» за 2008-2010 гг

Год

Количество входящих документов

Количество исходящих документов

Количество внутренних документов

Итого

2008

3128

1476

4580

9184

2009

3919

1340

5680

10939

2010

4875

1690

6100

12665

Даннаятаблица указывает на количество общегодокументооборота.

Стоитпредставить таблицу документооборотаотдела кадров за указанный ранее периодвремени.

Таблица8

Документооборот в отделе кадров

Год

Документооборот в отделе кадров

2007

256

2008

276

2009

289

2010

301

Есливнимательно приглядеться к даннойтаблице, можно заметить тенденцию кповышению количества оборота документовза последние несколько лет. И это неудивительно – постоянный рост компании,открытие все новых

2.3. Система электронного документооборота

Системадокументооборота– выстроеннаясистема движения документации,подтверждающей осуществление всехопераций сотрудников предприятия(хозяйственных операций), с должностныминструктажем каждому участникубизнес-процесса.

Управлятьсистемой документооборота нельзя безгарантии того, что электронные документысохраняются. Сохранность электронныхдокументов можно разделить на физическоесохранение фалов, позволяющее считатьинформацию по прошествии любого времении обеспечение воспроизведения электроннойдокументации.

Ведениедокументооборота или системадокументооборота в наше время – этоспрос на быстроту и легкость решений,обеспечивающих отдачу в тот же момент.Именно по этой причине в ЗАО «Ланта-турвояж» система электронного оборотадокументов основывается на базе пакетаприкладного программного обеспечения«Канцлер», работающего на платформеLotus Domino/Notes.

Спомощью такой системы обеспечиваетсястрогий регламент и формальный контрольдвижения документации вне организациии внутри нее на основе коммуникационныхи информационных технологий.

Системаэлектронного оборота документов способнане только регистрировать определенныесобытия и действия, но и поддерживатьнепосредственно сами процессы работынад документацией.

До80% сотрудников организации (то естьпрактически все) из всех ее подразделенийпользуются системами электронногодокументооборота.

Такаясистема электронного документооборотапомогает проделывать весь цикл работыс документацией ЗАО «Ланта-тур вояж».

Система позволяет создавать, вноситьизменения, пересылать, просматривать,согласовывать документы, создаватьпоручения по документации, контролироватьисполнение этих поручений, подписыватьдокументы цифровой электронно-цифровойподписью, регистрировать их, сдаватьна хранение в архив, хранить в текстовоми графическом формате столько, скольконужно, удалять и т.д.

Источник: https://studfile.net/preview/1864926/page:3/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.