+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Что может содержать сложный документ. Виды документов

Содержание

Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов | Правоведус

Что может содержать сложный документ. Виды документов

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот.

Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону +7 (499) 288-21-46 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе.

Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств.

В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое. 

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего.

Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением.

Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на: 

  1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
  2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований: 

  • По-происхождению:
    • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
    • официальные– документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
    • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
  • По способу документирования:
    • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
    • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
    • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
    • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
    • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
    • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
    • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  • По отношению к аппарату управления:
    • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
    • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
    • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
  • По количеству затронутых вопросов:
    • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
    • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
  • По ограничению доступа:
    • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
    • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
  • По способу изложения текста:
    • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
    • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
    • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
  • По степени подлинности:
    • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
    • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
    • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
  • По срокам хранения:
    • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
    • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
    • документы постоянного хранения.

Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

  • По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
  • По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
  • По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
  • По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.

+7 (499) 288-21-46
Круглосуточно

Источник: https://pravovedus.ru/library/doc/dokument-osnovnoe-ponyatie-vidyi-i-sroki-hraneniya-dokumentov/

Виды документов в делопроизводстве: Основные, Реквизиты, Классификация

Что может содержать сложный документ. Виды документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оглавление

Основные
Реквизиты
Классификация

Основные

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам ания включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности.

В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы.

Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками.

К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др.

документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе

идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Классификация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Источник: http://doc-up.ru/osn/vidy-dokumentov-v-deloproizvodstve.html

Приложения в системе электронного документооборота. Часть 2: Компоненты приложения – Документ. Логическая структура

Что может содержать сложный документ. Виды документов
Несмотря на кажущуюся очевидность утверждения «главный компонент приложения на базе СЭД — документ, а то, что оно автоматизирует – его «оборот», на практике оказывается, что под документом в приложениях могут иметься в виду самые различные сущности. Зависит это от типа документа и характера его «оборота», т.е.

жизненного цикла обработки. Docsvision обеспечивает механизмы для реализации таких объектов.

Связано это с тем, что даже для самых типовых приложений СЭД (например, для автоматизации задач классического делопроизводства) нам было необходимо моделировать в системе документ, который описывается очень сложной структурой данных и сложным жизненным циклом.

Возможность моделировать такие сложные сущности как документ в делопроизводстве и позволила нам приобрести достаточную универсальность в реализации приложений для обработки документов различной природы. Держа в голове соображения, высказанные в предыдущей статье, попробуем описать модель сущности, которую мы называем словом «документ».

Информация в документе

Документ – прежде всего, носитель информации. Какая информация может содержаться в документе СЭД? – разного рода файлы.

При этом реальный документ в приложении СЭД может содержать:

  • один файл
  • набор версий файла (хранящих историю его изменения)
  • несколько файлов одного или разных форматов (например, договор и приложения), каждый из которых может содержать историю версий
  • более сложные структуры файлов, включающие иерархическую упорядоченность данных, например, в задачах технического документооборота (описание структуры изделия)

Возможны различные права на работу с файлами документа (в зависимости от этапа его жизненного цикла и роли пользователя) – возможность редактирования, создания версии, тех или иных документов в структуре. – набор атрибутов документа. В ECM-системах эти данные принято называть метаданными (данными, сопровождающими файл документа), что не совсем корректно, т.к. в приложении СЭД может обрабатываться документ, который не содержит файлов, а включает только структурированную информацию. В приложении СЭД правильнее было бы называть метаданными информацию о структуре документа – составе атрибутов, которые составляют структурированную часть документа, но менять терминологию уже поздно.

Итак, из чего состоит структурированная часть документа.

  • набор атрибутов стандартных типов (строка, число, дата, время)
  • атрибуты перечисления (простые справочники) – для различных типов документов атрибуты могут быть заполнены предопределенными значениями различных типов (вид договора, уровень доступа и пр.).
  • атрибуты, заполняемые из справочников, в отличие от перечислений, — это могут быть сложноорганизованные справочники (например, сотрудников, контрагентов, номенклатуры дел или товарных позиций и пр.). С одной записью справочника может быть связано несколько атрибутов документа. Например, для конкретного контрагента в документе могут сохранятся такие атрибуты как ФИО, юр. адрес, телефон и пр. В зависимости от способа обработки документа справочное поле может сохранять статическое значение выбранного элемента — справочника или ссылку, которая будет восстанавливать значение при каждом открытии документа, а, возможно, и то и другое.
  • атрибуты, специфичные для конкретной системы обработки документов. Так, например, для Docsvision — это такие атрибуты как ссылка на связанный документ, категория документа, ссылка на папку, в которой хранятся документы, номер документа, ссылка на задание, которое создано по документу и пр. Заполнение подобных полей требует определённой логики обработки в зависимости от типа атрибута.

Перечисленные атрибуты могут быть организованы в таблицы. Например, если документ содержит список номенклатурных позиций или список сотрудников, участвующих в согласовании документов или список, ссылок на другие документы, образующие пакет документов. Каждая строка таблицы может быть достаточно сложной по структуре и содержать все перечисленные выше наборы атрибутов. Иногда таблицы могут организовывать иерархии записей. Каждая строка в таблице атрибутов может содержать не только плоский набор атрибутов, но, в свою очередь, содержать таблицу атрибутов. Самый типичный случай — это список заданий, связанных с данным документом. В приложениях СЭД часто возникает необходимость декомпозировать задания, таким образом каждая строка таблицы, содержащей ссылки на задние по документу, может содержать подчиненную таблицу, содержащую порожденные от него дочерние задания.

Служебная информация – содержит данные, которые накапливаются в ходе обработки документов и которые нужны не для реализации логики приложения, а для других задач, например, аудита, анализа безопасности и производительности и пр. Это могут быть журналы фиксации фактов доступа к документу, история изменений, сделанных в документе и пр. Это, как правило, табличные данные.

Информация о достоверности – специальный вид служебной информации, с помощью которой подтверждается подлинность авторства и неизменности документа. Для этого, как правило, используются механизмы электронной подписи с использованием сертификатов.

Иногда могут использоваться и менее дорогостоящие механизмы, так, например, в системе Docsvision реализован механизм «простой подписи», не требующий инфраструктуры PKI.

Подписываться могут файлы документов и отдельные атрибуты структурированных данных, также в подпись может включаться информация о совершении операций в отношении подписываемых данных.

Системная Информация – используется приложением для выполнения различных сервисных функций и для реализации функций приложений, скрытых от глаз пользователя. К такой информации в системе Docsvision относятся:

  • Время последнего изменения данных документа
  • Информация о правах доступа к документу
  • Наличие блокировки документа или отдельных файлов (Check-in/check-out контроль)
  • Этап жизненного цикла обработки документа (состояние документа)

Как видим, документ в системе документооборота представляет собой сложный информационный объект. В Docsvision есть несколько возможностей конструировать информационную структуру и визуальный интерфейс формы документов. Низкоуровневый визуальный инструмент Менеджер карточек (CardEditor) позволяет создавать новые типы документов, описывать их информационную структуру и определять ограничение на значения полей. При использовании данного инструмента программный компонент, реализующий интерфейс документа, разрабатывается на любом языке программирования с использованием API платформы Docsvision.
Рисунок 1. Низкоуровневый инструмент CardEditor позволяет описывать информационную структуру документов.

Более высокоуровневый документ – конструктор карточек — позволяет формировать и информационную структуру, и внешний интерфейс определенного вида* документа.

Содержит набор элементов управления как общего назначения, так и специализированных.

Конструктор карточек позволяет также подключать различные программные обработчики (скрипты) к различным операциям, которые выполняет пользователь, и событиям.

*
Тип – это низкоуровневый объект, который содержит в себе описание структуры данных (схему) Например, в Docsvision изначально поставляются типы карточек Документ и Задание.

Вид – это разновидность карточки определенного типа. Настраивается при помощи справочников и конструкторов.


Рисунок 2. Высокоуровневый инструмент «Конструктор карточек» позволяет описывать информационную структуру документов и ее интерфейс. Например, в Docsvision поставляются для типа Документ виды Входящий, Исходящий и т.д. Для одного документа могут быть сконструированы несколько интерфейсов для его обработки различными пользователи на различных стадиях его жизненного цикла.

Жизненный цикл документа

В ходе своего жизненного цикла документ может проходить разные этапы обработки (разработка, согласование, утверждение, действующий, архивный). На каждом этапе жизненного цикла документа приложение должно предоставлять различным пользователям различные права по его обработке и модификации.

Например, на различных этапах обработки документа:

  • изменения могут вноситься в основной текст файла документа, только в протокол разногласий или вноситься не могут,
  • могут быть доступны для чтения и редактирования те или иные поля (метаданные) документа,
  • доступны для выполнения те или иные операции.

Соответственно на различных этапах жизненного цикла необходим различный интерфейс для доступа к вышеперечисленным действиям. Как правило, жизненный цикл документа не сводится к простой линейной последовательности этапов обработки.

Схема, описывающая этапы жизненного цикла документа, в реальной жизни может быть сложной, включать возвраты, циклы обработки и даже условные ветвления (если обработка документа развивается по различным сценариям).

В системе Docsvision имеется отдельный конструктор, позволяющий описывать жизненный цикл документа и операции, доступные на каждом этапе жизненного цикла.
Рисунок 3. Инструмент «Конструктор состояний» позволяет описывать жизненный цикл документа.

Замечание! Жизненный цикл документа описывает не процесс его обработки, а изменение документа в процессе его обработки. Обычно в ECM/BPM-системах реализуются две подсистемы – управления жизненным циклом документов (Life Cycle) и бизнес-процессами их обработки (Workflow).

Бизнес-логика обработки документа, операции по обработке документа

В приложениях с документом могут выполняться те или иные действия, причем их выполнение может содержать разнообразную логику обработки. Простейшая логика обработки связана с правилами заполнения полей документа.

Например, поле может быть обязательным или содержать какие-то ограничения (планируемая дата не может быть раньше текущей даты). Правила такого рода настраиваются в визуальном конструкторе правил заполнения полей.

Иногда может потребоваться специфическая и более сложная логика обработки правил заполнения полей, специфичная именно для приложений СЭД. Например, формирование номера документа в делопроизводстве или уникального идентификатора штрих-кода может опираться на сложные правила.

Другим примером сложных правил заполнения полей документа могут быть назначение исполнителя документа в соответствии с оргструктурой компании и структурой временных замещений. Для реализации подобных сценариев в системе Docsvision реализованы специальные элементы управления, которые также могут быть настроены.

Однако большое количество сценариев обработки бизнес-логики документа невозможно заранее предугадать. Для их реализации документ Docsvision поддерживает возможность программных расширений. Для этого можно использовать язык #C и специализированное API для доступа и управления данными документа.

Программа обработки может быть связана с любым событием, происходящим с документом – его открытием, модификацией поля или файла.
Рисунок 4. Конструктор карточек позволяет создавать различные программные сценарии для реализации расширенной логики обработки документа.

Особая группа логики обработки информации в документе связана с синхронизацией данных из полей содержимого файла (например, ячейки Excel или поля Word) документа и его атрибутами. Для этого в Docsvision реализован специальный инструмент разметки офисных документов.

В следующем разделе мы расскажем про средства оптимизации интерфейса документа для конкретного сценария использования и ролевой модели Docsvision.

Источник: https://habr.com/post/263263/

Какие бывают виды документов?

Что может содержать сложный документ. Виды документов

Классификация и виды документов

1. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

  • создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
  • организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

  • деловые письма, договоры, соглашения;
  • доклады, отчеты;
  • телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

  • устных переговоров, совещаний;
  • телефонных переговоров;
  • переговорных устройств и громкоговорящей связи;
  • телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

  • создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
  • регистрация документов;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
  • передача документов для их последующего решения;
  • систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

  • оперативность в составлении и прохождении документов;
  • высокое качество документов;
  • оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
  • применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

  • оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
  • оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
  • создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
  • применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

  • к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
  • логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
  • творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами

Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству.

https://www.youtube.com/watch?v=_isZcDh93NA

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства.

Документирование управленческой деятельности, виды и классификация документов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.
  2. Классификация документов.
  3. Основные виды документов.
  4. Электронные документы.

1. Общие понятия о документе

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2. Классификация документов

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1) Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

  1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
  2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
  3. справочноинформационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

Классификации видов документов:

  1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
  2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
  3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
  4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

2) По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

3) По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

  1. постоянного срока хранения;
  2. долговременного (свыше 10 лет);
  3. временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Основные виды документов

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

  1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
  2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
  3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
  4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
  5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
  6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
  7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
  8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
  9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
  10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Электронные документы

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Источник: http://xn--80aacenrmb1f7d9a.xn--p1ai/%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82/%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B8%D0%B5_%D0%B1%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D1%8E%D1%82_%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D1%8B_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.